Odkładana i przekładana rewolucja w fakturowaniu zbliża się wielkimi krokami, a do pełnego jej wdrożenia pozostało już niewiele czasu. Pomimo alarmujących danych o wciąż bardzo słabym przygotowaniu firm do wdrożenia KSeF-u wydaje się, że data startu nie zostanie ponownie odroczona.
Harmonogram wdrażania systemu jest następujący:
Pomimo ponad czteromiesięcznego okresu do obowiązkowego wejścia w KSeF przez najmniejsze podmioty gospodarcze czasu jest tak naprawdę dużo mniej. Zachęcamy zatem do oceny własnej gotowości w zakresie implementacji wymagań oraz zapoznania się z poniższymi podstawowymi uwagami.
1. obowiązkowe korzystanie z KSeF dla najmniejszych przedsiębiorców (o wartości sprzedaży nie przekraczającej 200 mln zł wraz z wartością podatku udokumentowanej za 2024 r.) rozpocznie się od 1 kwietnia 2026 r.,
2. odroczenie obowiązkowego wejścia do KSeF do 1 stycznia 2027 r. będą mieli tylko ci przedsiębiorcy, których miesięczna sprzedaż nie przekroczy kwoty 10 tys. zł, co oznacza, że realnie dotyczyć będzie to mogło tylko podmiotów świadczących usługi i drobną sprzedaż,
3. każdy przedsiębiorca, nawet mały i miko, musi być gotowi na KSef już do 1 lutego 2026 r. bowiem od tego miesiąca faktury zaczną wystawiać największe podmioty, w tym sprzedawcy energii, paliw i usług telekomunikacyjnych, z których usług każdy podmiot korzysta, a co za tym idzie nawet mali przedsiębiorcy będą musieli mieć możliwość odebrania wystawionych faktur strukturyzowanych w formacie xml już od lutego 2026 r.; nie należy mieć złudzeń, że w okresie przejściowym do kwietnia mali przedsiębiorcy będą otrzymywali faktury w pdf, jak ma to miejsce dotychczas, bo tak nie będzie i już pojawiają się komunikaty w tym temacie ze strony wystawców masowych płatności,
4. spełnienie wymagań warunkujących rozpoczęcie korzystania z KSeF jest po stronie przedsiębiorcy, nie zaś po stronie biura rachunkowego zapewniającego przedsiębiorcy obsługę księgową; nawet jeżeli przedsiębiorca korzysta z usługi zewnętrznego podmiotu w zakresie księgowości lub kadr, to podmiot ten nie wykona tych zadań, bo nie będzie do nich uprawniony, a ponadto co do zasady biura rachunkowe planują w maksymalnym stopniu uciekać przed realizacją zadań zleconych w ramach KSeF (z różnych względów),
5. w przypadku osób fizycznych prowadzących JDG wystartowanie z KSeF jest proste i łatwe, natomiast w przypadku spółek wymaga to więcej zachodu, a co za tym idzie należy odpowiednio wcześniej zaplanować działania,
6. należy na odpowiednio wczesnym etapie ustalić szczegóły współpracy z biurem rachunkowym lub księgową, jeżeli są to podmioty zewnętrzne, bowiem określone zagadnienia natury organizacyjnej oraz formalnej (np. uprawnienie do przeglądania lub przeglądania i wystawiania faktur) będą wymagały podjęcia konkretnych kroków,
7. przewidzianych jest kilka narzędzi autoryzacyjnych w systemie KSeF, zaś jednymi z nich (choć niekoniecznie najbardziej praktycznymi) mogą być elektroniczny podpis kwalifikowany lub profil zaufany ePUAP; szczególnie przydatne mogą one być w przypadku JDG, a ich niewątpliwą zaletą jest to, że są nieodpłatne (ePUAP) lub relatywnie tanie (podpis kwalifikowany). Natomiast nadal są przedsiębiorcy, którzy nie posiadają wymienionych narzędzi uwierzytelnienia i potwierdzania tożsamości, co w kontekście zbliżającego się wyzwania może być wysoce niekorzystne,
8. dzisiaj już chyba wszyscy przedsiębiorcy korzystają z programów fakturowych. Warto skontaktować się z producentem stosowanego oprogramowania oraz upewnić się, że jest już ono przygotowane do pełnej integracji z KSeF a co najmniej na dzień 1 lutego 2026 r. będzie spełniało ten warunek. W odmiennym przypadku (być może ktoś korzysta jeszcze z jakiegoś starego programu, który nie jest już wspierany) należy zabezpieczyć sobie nowe narzędzie. Na rynku jest bardzo dużo programów fakturowych lub księgowo-fakturowych. Jeżeli przedsiębiorca nadal wystawia faktury ręcznie (co teoretycznie jest możliwe) bezwzględnie musi zakupić oprogramowanie do wystawiania faktur, bo po 1 kwietnia 2026 r. nie będzie możliwym dalsze wystawianie faktur w strukturze innej niż xml (poza wyjątkami przewidzianymi w przepisach); dla pełniej zgodności z faktami należy wspomnieć, że bezpłatną opcję dla programu fakturowego będzie sam system KSeF 2.0, w którym po zalogowaniu się podatnik będzie miał możliwość wystawić fakturę. Jednak będzie to opcja mało praktyczna oraz dedykowana podmiotom wystawiającym pojedyncze faktury w miesiącu,
9. certyfikat KSeF, będzie dostępny w dwóch typach. Każdy przedsiębiorca prowadzący aktywnie sprzedaż powinien zastanowić się nad uzyskaniem certyfikatu typu 2, za pośrednictwem którego możliwe będzie generowanie faktur sprzedaży w trybie awarii, offline oraz offline 24. Są to tryby, kiedy faktura jest wystawiana poza systemem KSeF z uwagi na niedostępność systemu lub z uwagi na istniejące trudności z zalogowaniem się do niego i wówczas jest opatrywana kodem QR z jednoczesnym obowiązkiem dodania jej do sytemu KSeF (w wygenerowanej już postaci) w oznaczonym terminie. Jednocześnie faktura taka pomimo wystawienia jej poza systemem KSeF spełnia wymóg standaryzacji xml (a przynajmniej powinna), co gwarantuje uznanie jej przez system po jej następczym dodaniu. Jeżeli zachodzi ryzyko pojawienia się opisanych okoliczności w związku z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością zasadnym jest rozważenie uzyskania przedmiotowego certyfikatu KSeF. Certyfikat KSeF typu 2 pozwala na potwierdzenie tożsamości przedsiębiorcy jako wystawcy faktury w takim trybie.
10. od 3 listopada br. dostępna jest strona testowa KSeF w wersji 2.0 (czyli docelowej projektowanej). Można za jej pośrednictwem bezkarnie i bez konsekwencji przetestować system pod kątem rejestracji, nadawania uprawnień, wszelkich działań modyfikacyjnych, a wreszcie generowania faktur i ich udostępniania odbiorcom. Zachęcamy do skorzystania z tej możliwości, aby jeszcze przed zarejestrowaniem się w środowisku produkcyjnym (czyli tym właściwym) przedsiębiorcy przetestowali działanie systemu oraz jego obsługę.
Uwaga: Prowadząc testy należy korzystać z fikcyjnych danych. Link do strony umożliwiającej generowanie fikcyjnych danych na potrzeby testów znajduje się tutaj. Link do strony wersji testowej systemu KSeF znajduje się tutaj. Po wejściu na stronę należy wybrać opcję Zaloguj uwierzytelnianiem testowym
11. pojawiły się już niestety pierwsze informacje o zgłoszonych problemach technicznych z systemem KSeF 2.0 w środowisku przedprodukcyjnym (czyli można powiedzieć, że na etapie okresu testowego beta). Błąd zgłoszony w dniu 6 grudnia obejmował sytuację, gdy wystawca faktury ją wygenerował w systemie KSeF, pobrał UPO, natomiast rzeczywisty odbiorca faktury jej nie otrzymał i nie mógł pobrać z systemu, ponieważ jej nie widział. Administrator systemu KSeF potwierdził już, że takie sytuacje mogą zaistnieć po 1 lutego 2026 r. Oznacza to tyle, że należy się spodziewać w momencie obowiązkowego wejścia w KSeF wszystkich zobowiązanych podmiotów (na początek kilkaset tysięcy podatników, docelowo blisko dwa miliony) potencjalnych błędów i problemów, a co za tym idzie należy zachować czujność i weryfikować przynajmniej na samym początku poprawność działania systemu. To w interesie swoim własnym przedsiębiorców. Oznacza to także w szerszym ujęciu, że nie można wykluczyć problemów z dostarczaniem faktur przez KSeF, a co za tym idzie z płatnościami.
12. ogólna opinia w przedmiocie wdrażania KSeF 2.0 jest taka, że biorąc po uwagę złożoność zagadnienia, jego skalę i trudność wszystko dzieje się "w biegu", jest oględnie rzecz ujmując niedostatecznie przygotowane i istnieją obawy co do chaosu po ruszeniu systemu. Dość powiedzieć, że Ministerstwo Finansów cały czas modyfikuje poszczególne komponenty systemu oraz wciąż istnieją wątpliwości i pytania co do poszczególnych zagadnień związanych z systemem KSeF 2.0.
Zachęcamy Państwa do zapoznania się z nagraniem z webinarium, które się odbyło w poniedziałek 8 grudnia. Jest tam wyjaśnianych wiele praktycznych kwestii dotyczących podstawowych zagadnień związanych z wdrożeniem KSef w firmie oraz startem systemu. Webinarium zrealizował dostawca internetowych usług księgowych oraz kompleksowego oprogramowania księgowego Merit Aktiva Sp. z o.o. Link do nagrania z webinarium tutaj
